Benutzer und Rollen

Klickpfad: “Einstellungen” → “Organisation” → “Benutzer und Rollen”

Der Abschnitt “Benutzer und Rollen” besteht aus zwei wesentlichen Elementen:

• Der Benutzerverwaltung (Reiter “Benutzer”)
• Der Rollenverwaltung (Reiter “Standard-Rollen” und “Eigene Rollen”)

Benutzerverwaltung

Holen Sie Ihre Kolleg*innen mit an Bord, verwalten Sie sie und vergeben Sie ihnen passende Berechtigungen!

Benutzer*innen verwalten

Im Reiter “Benutzer” werden Ihnen alle Mitarbeiter*innen angezeigt, welche einen Zugang zu Ihrem OnApply Unternehmenskonto besitzen. Diese können mit einem Klick auf die drei Punkte rechts von einer Person gelöscht oder verwaltet werden.

Die folgenden Optionen können geändert werden:

• Bereich (der Bereich dient lediglich der Übersicht über die Anwender*innen)
• Rolle (siehe “Rollenverwaltung”)
• Status (Zugang wird aktiviert oder deaktiviert)
• Zugriffe zu Bewerbungen (die sonst nicht gegeben wären)

Benutzer*innen einladen

Weitere Anwender*innen können über den Button in der Fußleiste “Neuen Benutzer einladen” ergänzt werden.

Rollenverwaltung

Für die Rollen der Benutzer*innen können Sie auf folgende Optionen zurückgreifen:

• Standard-Rollen (von OnApply definierte Rollen, können nicht verändert werden)
• Eigene Rollen (Rollen, die Sie selbst erstellt haben)

Rollen ansehen

Die Rollen können über die jeweiligen Reiter “Standard-Rollen” oder “Eigene Rollen” eingesehen werden, nachdem Sie auf diese geklickt haben.

“Eigene Rollen” erstellen

Eigene Rollen können über den Button in der Fußleiste “Rolle anlegen” erstellt werden. Was es dabei zu beachten gilt, erfahren Sie im nächsten Abschnitt (Eigene Rollen bearbeiten).

“Eigene Rollen” bearbeiten

Eigene Rollen bearbeiten Sie, indem Sie:

1. den Reiter “Eigene Rollen” aufrufen
2. die gewünschte Rolle anklicken
3. in der Fußzeile “Bearbeiten” auswählen

Wichtig: Beim Anlegen oder Bearbeiten von Rollen kommt es auf zwei Aspekte an:

• Die Berechtigungsebene (bestimmt darüber, was gesehen werden kann)
• Erlaubte Funktionen (wird durch das Setzen der Haken bestimmt)

Die Berechtigungsebene

Die Berechtigungsebene bestimmt darüber, welche Informationen / Bewerbungen die Mitarbeiter*innen sehen können. Hierbei wird zwischen drei Optionen unterschieden:

• “Globale Rollen” oder “Organisationsweite Berechtigungsebene”: Können alle Bewerbungen und Ausschreibungen sehen.
• “Ausschreibungsbezogene Rollen”: Können nur Bewerbungen und Ausschreibungen sehen, wenn sie im Rekrutierungsteam einer Stelle hinterlegt wurden.
• “Bewerbungsbezogene Rollen”: Können Bewerbungen erst sehen, wenn sie eine Feedback-Anfrage erhalten haben.

Hinweis: Der Zugriff einer “Bewerbungsbezogenen Rolle” wird aufgehoben, wenn ein Feedback abgegeben wurde, die Phase der Bewerbung geändert wird (da für jede Phase ein separates Feedback abgegeben werden kann) oder der Zugriff in der Benutzerverwaltung zurückgezogen wird.

Funktionen für Nutzer aktivieren und deaktivieren

Welche genauen Funktionen durch die Benutzer*innen ausgeführt werden können, hängt von den aktivierten Check-Boxen ab. Setzen Sie die entsprechenden Haken bei den Funktionen, die Sie für diese Rolle freigeben möchten.

Zugriffsrechte auf Ausschreibungsebene vergeben

Neben den allgemeinen Rollen können Sie gezielt Zugriff auf einzelne Ausschreibungen vergeben. Dies ist besonders nützlich für Mitarbeiter*innen mit “Ausschreibungsbezogenen Rollen”.

Ausschreibungsmanager zum Rekrutierungsteam hinzufügen

So fügen Sie Mitarbeiter*innen zum Rekrutierungsteam einer Stellenausschreibung hinzu:

1. Öffnen Sie die gewünschte Stellenausschreibung
2. Wechseln Sie zum Reiter “Workflow”
3. Im Bereich “Rekrutierungsteam” können Sie weitere Teammitglieder hinzufügen
4. Klicken Sie auf das entsprechende Feld und wählen Sie die gewünschten Benutzer*innen aus
5. Speichern Sie Ihre Änderungen

Wichtig: Nur Benutzerinnen mit “Ausschreibungsbezogenen Rollen” können durch diese Zuweisung Zugriff auf die Ausschreibung und deren Bewerbungen erhalten. Benutzerinnen mit “Globalen Rollen” haben bereits Zugriff auf alle Ausschreibungen.

Granulare Rechtevergabe in der Benutzerverwaltung

Sie können einzelnen Benutzer*innen auch direkt in der Benutzerverwaltung Zugriff auf spezifische Ausschreibungen gewähren:

1. Navigieren Sie zu “Einstellungen” → “Organisation” → “Benutzer und Rollen”
2. Klicken Sie im Reiter “Benutzer” auf die drei Punkte rechts neben der gewünschten Person
3. Wählen Sie “Verwalten”
4. Im Bereich “Zugriffe zu Bewerbungen” können Sie gezielt Ausschreibungen auswählen, auf die diese Person Zugriff erhalten soll
5. Speichern Sie Ihre Änderungen

Diese Methode eignet sich besonders, wenn Sie Benutzer*innen mit eingeschränkten Rollen punktuell Zugriff auf bestimmte Ausschreibungen gewähren möchten.

Zugriffsrechte auf Bewerbungsebene vergeben

Für Mitarbeiter*innen mit “Bewerbungsbezogenen Rollen” können Sie Zugriff auf einzelne Bewerbungen gewähren.

Bewerbungsreviewer über “Feedback anfragen” einladen

So laden Sie Mitarbeiter*innen ein, Feedback zu einer spezifischen Bewerbung zu geben:

1. Öffnen Sie das gewünschte Bewerbungsprofil
2. Klicken Sie auf den Button “Feedback anfragen”
3. Wählen Sie die Person(en) aus, von denen Sie Feedback erhalten möchten
4. Optional: Fügen Sie eine persönliche Nachricht hinzu
5. Senden Sie die Anfrage ab

Die eingeladene Person erhält eine Benachrichtigung und kann nun auf diese spezifische Bewerbung zugreifen, auch wenn sie eine “Bewerbungsbezogene Rolle” hat.

Wichtig: Der Zugriff bleibt bestehen, bis:

• die Person ihr Feedback abgegeben hat
• die Bewerbung in eine andere Phase verschoben wird (für jede Phase kann ein separates Feedback angefordert werden)
• der Zugriff manuell in der Benutzerverwaltung zurückgezogen wird

Zusammenfassung: Zugriffsebenen im Überblick

ZugriffsebeneWo wird es vergeben?Für welche Rollen?OrganisationsweitRollenverwaltungGlobale RollenAusschreibungsebeneWorkflow-Reiter (Rekrutierungsteam) oder BenutzerverwaltungAusschreibungsbezogene RollenBewerbungsebene“Feedback anfragen” oder BenutzerverwaltungBewerbungsbezogene Rollen