Kalender-Synchronisation mit Cronofy

Übersicht

In diesem Artikel erklären wir wie die Kalendersynchronisation funktioniert und wie dabei die Sicherheit Ihrer Daten gewährleistet ist.

Hinweis: Um die Verfügbarkeit von Interviewern innerhalb von OnApply zu sehen, müssen alle Interviewer einen OnApply-Account haben und die Synchronisation mit Cronofy aktiviert haben. Die entsprechenden Einstellungen finden Sie hier: https://bms.onapply.de/user/profile.html#calendar-synchronisation

Funktionsweise von Cronofy

Mit der Integration von Cronofy können Sie bei der Planung von Interviews auf Ihren eigenen Kalender und auf die Verfügbarkeit von Kollegen zugreifen, um so schnell geeignete Termine finden und den Bewerbern anbieten zu können.

Cronofy bietet dazu Schnittstellen zur Synchronisation von Kalendereinträgen verschiedener Anbieter. Dabei liest Cronofy Kalendereinträge aus, sodass OnApply dann verfügbare Zeitslots abfragen kann. Damit Sie auf die Verfügbarkeit Ihrer Kollegen zugreifen können, müssen diese Ihre Kalender ebenfalls mit Cronofy synchronisieren.

Datenschutz und Sicherheit

Welche Daten speichert Cronofy?

Cronofy speichert alle Inhalte von Kalendereinträgen einschließlich Titel, Beschreibung, Ort und Zeitpunkt. Cronofy speichert dabei allerdings keine Kontaktdaten dritter Teilnehmer.

Datensicherheit bei Cronofy

Informationen zu Zertifizierungen und Sicherheitsmechanismen bei Cronofy finden Sie hier: https://www.cronofy.com/privacy

Wo werden meine Daten von Cronofy gespeichert?

Ihre Daten werden in einem deutschen Rechenzentrum gespeichert.

Welche Daten speichert OnApply?

OnApply speichert keine Daten zu Ihren Kalendereinträgen. Wir fragen lediglich freie Zeitslots bei Cronofy an, sodass Sie unkompliziert und schnell Interviewtermine finden können.

Häufig gestellte Fragen

Warum muss ich Cronofy Schreib- und Löschrechte zu meinem Kalender einräumen?

Aus technischen Gründen muss Cronofy vollständigen Zugriff auf Ihren Kalender erhalten, auch wenn diese Zugriffsrechte nicht von OnApply benötigt werden. Dies ist auf die Implementierung der Schnittstellen durch die jeweiligen Kalenderanbieter zurückzuführen.

Troubleshooting für Outlook-Kalender

Bei der Synchronisation von Outlook-Kalendern können vereinzelt Probleme auftreten. In diesem Abschnitt finden Sie bekannte Probleme und die entsprechenden Lösungsansätze.

Bekannte Probleme

Kalendereinträge werden nicht oder nur teilweise synchronisiert: In einigen Fällen werden Outlook-Termine nicht vollständig oder verzögert in OnApply angezeigt.
Verfügbarkeit wird nicht korrekt angezeigt: Trotz aktivierter Synchronisation werden geblockte Zeiten nicht korrekt als belegt markiert.
Synchronisation bricht ab: Die Verbindung zu Outlook wird unerwartet getrennt oder muss wiederholt neu autorisiert werden.
Nur Hauptkalender wird synchronisiert: Unterkalender oder freigegebene Kalender werden nicht berücksichtigt.

Lösungsansätze

1. Verbindung neu autorisieren

Trennen Sie die Verbindung zu Cronofy und stellen Sie sie erneut her:

Gehen Sie zu Ihren Kalender-Einstellungen
Klicken Sie auf “Verbindung trennen”
Warten Sie ca. 1 Minute
Stellen Sie die Verbindung erneut her und autorisieren Sie den Zugriff

2. Kalenderberechtigungen prüfen

Stellen Sie sicher, dass Ihr Outlook-Kalender die notwendigen Berechtigungen hat:

Prüfen Sie in Outlook, ob der Kalender als “Standard-Kalender” markiert ist
Kontrollieren Sie, ob Freigabeeinstellungen den externen Zugriff erlauben
Bei Unternehmenskalendern: Klären Sie mit Ihrer IT-Abteilung, ob externe Kalender-Apps zugelassen sind

3. Cache leeren und Synchronisation erzwingen

Melden Sie sich aus OnApply ab und wieder an
Warten Sie 10-15 Minuten auf die Synchronisation
Prüfen Sie, ob Ihre Verfügbarkeit nun korrekt angezeigt wird

4. Alternative Kalender-Verbindung nutzen

Falls die direkte Outlook-Verbindung Probleme macht, versuchen Sie:

Verbindung über den Microsoft 365-Account statt Outlook.com
Bei lokalen Outlook-Installationen: Prüfen Sie, ob ein Exchange-Server-Zugang verfügbar ist

Status und Einschränkungen

Bekannte Einschränkungen bei Outlook:

Die Synchronisation kann bis zu 15 Minuten verzögert sein
Freigegebene Kalender werden derzeit nicht unterstützt
Kategorien und Farben werden nicht übertragen

Wenn nichts hilft:

Sollten die oben genannten Schritte das Problem nicht lösen, wenden Sie sich bitte an unseren Support. Halten Sie dabei folgende Informationen bereit:

Welcher Kalenderanbieter wird verwendet? (Outlook.com, Microsoft 365, Exchange Server)
Seit wann tritt das Problem auf?
Fehlermeldungen oder Screenshots des Problems
Wurde die Synchronisation bereits einmal erfolgreich durchgeführt?

Unser Support-Team hilft Ihnen gerne weiter und kann bei Bedarf eine individuelle Lösung für Ihre Situation finden.