Bewerber zu einem Interview einladen

Klickpfad: “Bewerbungen”->“Bewerberauswählen” Allgemein Laden Sie mit OnApply schnell und einfach Ihre Kandidat*innen zu einem Interview ein. Noch leichter wird dieser Prozesse, wenn Sie Ihren Kalender mit OnApply synchronisieren, sodass Sie die Terminfindung in kürzester Zeit planen können. Welche Schritte dabei zu beachten sind, erfahren Sie in diesem Artikel:

1. Schritt: Kandidatinnen auswählen Zunächst wählen Sie die jeweilige Kandidatin aus, die Sie zum Interview einladen möchten. Diese können Sie entweder über das Profil oder über die Bewerbungsliste vornehmen, indem Sie auf die drei Punkte klicken und anschließend “Bewerber:in einladen” auswählen.

2. Schritt: Interviewer festlegen Als nächstes definieren Sie, welche Personen als Interviewer teilnehmen sollen. Sie können Teilnehmer*innen hinzufügen, indem Sie im Suchfeld den Namen eingeben, oder (falls die Person keinen OnApply-Zugang hat) eine E-Mail-Adresse eingeben und hinzufügen. Alle ausgewählten Interviewer werden Ihnen im entsprechenden Feld eingeblendet. Hier sehen Sie sehen auch, ob diese ihre Kalender mit OnApply Synchronisiert haben, was für die spätere Terminfindung relevant sein wird.Sie haben auch die Möglichkeit, eine Anfrage an Kolleg:innen zu senden, damit diese ihre Kalender ebenfalls synchronisieren. Falls Sie Personen hinzugefügt haben, die noch keinen OnApply-Zugang haben, können Sie diese in Ihre Organisation einladen.

3. Schritt: Details zum Termin angeben Im nächsten Reiter tragen sie einen Titel für den Termin und optional eine Beschreibung ein. Im Abschnitt darunter können Sie auswählen, ob der Termin vor Ort oder online stattfindet. Im Falle eines Online-Termins haben Sie zwei Möglichkeiten, den Link für die Videobesprechung bereitzustellen: Falls Ihr hinterlegter Kalender auch einen Konferenzdienst beinhaltet, wird automatisch ein Link für die Videokonferenz erstellt und an die Teilnehmer gesendet, sobald diese die Einladung angenommen haben. Sie können auch selber eine URL für die Videokonferenz hinterlegen. Diese wird ebenfalls mit der Einladung an alle Teilnehmer gesendet.

4. Schritt: Terminplanungsoptionen

Im nächsten Schritt können Sie entscheiden, wie das Interview terminiert werden soll. Dafür haben Sie drei Möglichkeiten: Sie legen einen Termin fest Sie stellen den Kandidatinnen eine Auswahl an Terminen bereit. Die Kandidatinnen können einen beliebigen Termin wählen Wenn Sie die erste oder zweite Option auswählen, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie zunächst die Dauer des Termins festlegen können und in der Kalenderansicht alle Zeiten in Grün angezeigt bekommen, zu denen die Interviewer verfügbar sind. Weiße Zeiträume können nicht ausgewählt werden, da sie entweder in der Vergangenheit liegen oder ein oder mehrere Interviewer bereits einen anderen Termin haben. Abhängig von der gewählten Option können Sie nun einen oder mehrere Termine auswählen. WICHTIG: Termine, die Sie bereits einem oder mehreren Kandidatinnen vorgeschlagen, aber noch nicht final bestätigt bekommen haben, werden im Kalender derzeit weiterhin als verfügbar angezeigt. Das bedeutet, dass ein Termin wie z. B. Donnerstag um 10:00 Uhr möglicherweise doppelt vergeben werden kann, falls noch keine Rückmeldung des ersten Bewerbers vorliegt. Um dies zu vermeiden, empfehlen wir die Option “Mehrere Termine zur Auswahl geben”: So können Sie mehreren Bewerberinnen unterschiedliche Terminoptionen anbieten, ohne versehentlich einen Termin doppelt zu vergeben. Zukünftig ist eine Funktion geplant, mit der auch „noch nicht bestätigte“ Termine blockierend angezeigt werden – wir halten Sie auf dem Laufenden.

Wenn Sie die dritte Option auswählen, können Sie ebenfalls die Dauer des Termins festlegen, müssen jedoch keinen Termin auswählen, sondern lediglich definieren innerhalb welchen Zeitraums die Kandidat*innen die Möglichkeit haben sollen, aus den Verfügbarkeiten der Interviewer einen beliebigen Termin auszuwählen.

Bitte beachten Sie, dass diese Option nur dann zur Auswahl steht, wenn mindestens ein Interviewer einen Kalender synchronisiert hat. Je mehr Interviewer Ihre Kalender mit OnApply synchronisiert haben, desto einfacher können Sie einen Termin finden, der für alle Teilnehmer*innen passt.

5. Schritt: Einladung versenden Im letzten Schritt verschicken Sie noch eine Einladung an die Kandidat*innen. Dafür wählen Sie zunächst eine bestehende Vorlage sowie einen geteilten oder persönlichen Absender. Sie können die E-Mail über den Button “Anpassen” individualisieren.

Die Informationen zum Interview und zur Terminauswahl werden immer automatisch an die Nachricht angehängt, sodass keine weiteren manuellen Angaben zum Termin notwendig sind. Interviewer hingegen werden entweder sofort mit den wesentlichen Informationen Benachrichtigt (bei einem festen Termin) oder erhalten eine E-Mail sobald die Kandidat*innen sich für einen Termin entschieden haben (bei einer Terminauswahl). Im letzten Feld können Sie auch gleich den Status der Bewerbung ändern.

Die Interviewplanung schließen Sie danach über den Button “Interview erstellen & Einladung versenden” ab. Anschließend öffnet sich automatisch die Status-Seite, auf der sie den detaillierten Ablauf der nächsten Schritte verfolgen können, oder die das geplante Interview ändern können.