Bewerbungsphasen konfigurieren und die Zählung aktiver Bewerbungen steuern

Überblick

Bewerbungsphasen helfen dir, den Fortschritt deiner Kandidat:innen im Recruiting-Prozess zu strukturieren. OnApply unterscheidet dabei zwischen aktiven und inaktiven Phasen, was direkten Einfluss auf deine Statistiken und Übersichten hat.

Dieser Artikel erklärt, wie du Phasen richtig konfigurierst und steuerst, welche Bewerbungen als “aktiv” gezählt werden.

Aktive vs. inaktive Phasen

OnApply kategorisiert Bewerbungsphasen automatisch in zwei Typen:

Aktive Phasen

Phasen, in denen sich Bewerbungen im laufenden Auswahlprozess befinden:

• Neu eingegangen
• In Prüfung
• Telefoninterview
• Vorstellungsgespräch
• Zweites Interview
• Zusage versandt

Diese Bewerbungen werden in den Statistiken und Übersichten als “aktive Bewerbungen” gezählt.

Inaktive Phasen

Phasen, in denen Bewerbungen nicht mehr aktiv bearbeitet werden oder noch nicht im Prozess sind:

• Warteschleife / Talent Pool
• Absage erteilt
• Zurückgezogen
• Archiviert
• Eingestellt

Diese Bewerbungen werden NICHT als aktiv gezählt.

Wie funktioniert die Zählung?

Die Zählung aktiver Bewerbungen basiert auf der Konfiguration jeder einzelnen Phase. Wenn du beispielsweise:

• 150 Bewerbungen in aktiven Phasen hast → werden als aktiv gezählt
• 45 Bewerbungen in der Warteschleife hast → werden NICHT als aktiv gezählt (wenn korrekt konfiguriert)
• 30 abgesagte Bewerbungen hast → werden NICHT als aktiv gezählt

Ergebnis: Deine Übersicht zeigt 150 aktive Bewerbungen an.

Phasen als inaktiv markieren

So schließt du bestimmte Phasen aus der Zählung aktiver Bewerbungen aus:

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Gehe zu Einstellungen → Bewerbungsprozess → Phasen verwalten
2. Wähle die Phase aus, die du anpassen möchtest (z.B. “Warteschleife”)
3. Suche die Option “Als aktive Bewerbung zählen”
4. Deaktiviere diese Option durch Entfernen des Häkchens
5. Klicke auf Speichern

Hinweis: Die genaue Bezeichnung kann je nach Version leicht variieren. Suche nach Optionen wie “Aktiv”, “In Statistik einbeziehen” oder “Zählung”.

Praxisbeispiel: Warteschleife konfigurieren

Problem: Du hast eine Phase “Warteschleife” für interessante Kandidat:innen, die aktuell nicht passen. Diese werden aber fälschlicherweise als aktive Bewerbungen gezählt.

Lösung:

1. Öffne die Einstellungen für die Phase “Warteschleife”
2. Deaktiviere “Als aktive Bewerbung zählen”
3. Speichere die Änderung

Ergebnis: Alle Bewerbungen in der Warteschleife werden ab sofort nicht mehr in der Anzahl aktiver Bewerbungen berücksichtigt. Deine Statistiken zeigen nun die tatsächlich im Prozess befindlichen Bewerbungen.

Welche Phasen sollten inaktiv sein?

Wir empfehlen, folgende Phasen als inaktiv zu konfigurieren:

• Warteschleife / Talent Pool: Kandidat:innen für zukünftige Positionen
• Absage: Abgelehnte Bewerbungen
• Zurückgezogen: Vom Bewerber zurückgezogene Bewerbungen
• Archiv: Abgeschlossene oder alte Bewerbungen
• Eingestellt: Erfolgreich eingestellte Kandidat:innen

Folgende Phasen sollten aktiv bleiben:

• Alle Phasen im laufenden Auswahlprozess (Prüfung, Interview, Gespräch etc.)
• Phasen, in denen noch eine Entscheidung aussteht

Änderungen prüfen

Nach der Konfiguration kannst du die Auswirkungen überprüfen:

1. Gehe zur Bewerbungsübersicht
2. Prüfe die Anzahl der angezeigten “aktiven Bewerbungen”
3. Vergleiche mit der Gesamtzahl aller Bewerbungen
4. Filtere nach einzelnen Phasen, um die Verteilung zu sehen

Häufige Fragen

Werden bereits vorhandene Bewerbungen automatisch angepasst?

Ja, die Änderung der Phasenkonfiguration wirkt sich sofort auf alle Bewerbungen in dieser Phase aus – unabhängig davon, wann sie in die Phase verschoben wurden.

Beeinflusst dies meine historischen Statistiken?

Die Zählung wird aktuell basierend auf der neuen Konfiguration berechnet. Wenn du Berichte aus der Vergangenheit exportiert hast, bleiben diese unverändert.

Kann ich eigene Phasen erstellen?

Ja, beim Erstellen neuer Phasen kannst du direkt festlegen, ob diese als aktiv oder inaktiv gezählt werden sollen.

Brauchst du Hilfe?

Wenn du Unterstützung bei der Konfiguration deiner Bewerbungsphasen benötigst oder Fragen zur optimalen Struktur für deinen Recruiting-Prozess hast, kontaktiere uns gerne über den Chat.