Bewerber-Statusänderungen: Sichtbarkeit und Benachrichtigungen

Überblick

Wenn du den Status einer Bewerbung änderst (z.B. von “Neu” auf “In Bearbeitung” oder “Abgelehnt”), ist es wichtig zu verstehen, welche Informationen für Bewerber sichtbar sind und wann automatische Benachrichtigungen versendet werden.

Wichtige Grundregeln

Bewerber sehen Statusänderungen NICHT

Statusänderungen sind ausschließlich für dein internes Team sichtbar. Bewerber erhalten keine Einsicht in den aktuellen Status ihrer Bewerbung, wenn du diesen im System änderst.

📌 Wichtig: Alle Statusänderungen (z.B. “In Bearbeitung”, “Interview geplant”, “Abgelehnt”) bleiben für Bewerber unsichtbar und dienen nur deiner internen Organisation.

Keine automatischen E-Mails bei Statusänderung

OnApply versendet keine automatischen Benachrichtigungen, wenn du den Status einer Bewerbung änderst – auch nicht beim Status “Abgelehnt”. Dies gibt dir volle Kontrolle darüber, wann und wie du mit Bewerbern kommunizierst.

Absagen manuell versenden

Um Bewerber über eine Ablehnung zu informieren, musst du aktiv eine E-Mail versenden. So gehst du vor:

Öffne die Bewerbung des entsprechenden Kandidaten
Klicke auf den Button “E-Mail senden”
Wähle eine passende E-Mail-Vorlage für Absagen aus (oder erstelle eine individuelle Nachricht)
Passe den Text bei Bedarf an
Sende die E-Mail ab
Optional: Ändere danach den Status auf “Abgelehnt” für deine interne Übersicht

💡 Tipp: Du kannst E-Mail-Vorlagen für verschiedene Absage-Szenarien erstellen (z.B. “Absage nach Bewerbungseingang”, “Absage nach Interview”). Mehr zu E-Mail-Vorlagen →

Best Practices für Absage-Workflows

Empfohlener Prozess

Status setzen: Ändere den Status zunächst auf “Abgelehnt”, um intern zu kennzeichnen, dass eine Entscheidung getroffen wurde
E-Mail vorbereiten: Nutze eine passende Absage-Vorlage
Persönliche Note: Passe die Vorlage individuell an, besonders nach persönlichen Gesprächen
Zeitnah versenden: Informiere Bewerber möglichst zeitnah über deine Entscheidung
Notiz hinzufügen: Hinterlege eine interne Notiz, wann die Absage versendet wurde

Workflow-Vorschläge nach Bewerbungsphase

Nach Bewerbungseingang (ohne Interview):

Verwende eine höfliche Standard-Absage
Erwähne ggf. die hohe Anzahl qualifizierter Bewerbungen
Wünsche dem Bewerber alles Gute für die weitere Jobsuche

Nach einem oder mehreren Interviews:

Nimm Bezug auf das persönliche Gespräch
Bedanke dich für die investierte Zeit
Gib ggf. konstruktives Feedback (optional)
Halte die Tür für zukünftige Positionen offen

Video-Tutorial

In diesem Video zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du Bewerber verwaltest und Absagen professionell versendest:

[Video-Tutorial wird hier eingebettet]

Häufige Fragen

Kann ich automatische Absagen aktivieren?

Nein, OnApply versendet bewusst keine automatischen Absagen. Dies verhindert versehentliche Benachrichtigungen und gibt dir volle Kontrolle über die Kommunikation.

Sehen Bewerber, dass ich ihre Bewerbung bereits angesehen habe?

Nein, Bewerber sehen keine Informationen über den Bearbeitungsstatus ihrer Bewerbung.

Muss ich bei jeder Ablehnung eine E-Mail versenden?

Das liegt in deinem Ermessen. Aus Höflichkeit und für ein positives Arbeitgeber-Image wird jedoch empfohlen, jeden Bewerber zu informieren.

Kann ich Absagen auch per Sammel-E-Mail versenden?

Aktuell muss jede Absage individuell versendet werden. Dies stellt sicher, dass die Kommunikation persönlich und angemessen bleibt.