Bewerbungen verwalten

Status ändern

Mit dieser Funktion können Sie den Status der Bewerberinnen anpassen und sie in eine andere Rekrutierungsphase überführen. Dabei ist es Ihnen auch möglich, Kandidatinnen in vorherige Phasen zu verschieben, sollten Sie diese z.B. noch einmal für eine andere Stelle berücksichtigen.

Als ‘abgelehnt’ markieren oder Absage zurücknehmen

Sollte eine Bewerbung nicht zu der ausgeschriebenen Vakanz passen, können Sie über diesen Button die Kandidat*innen ablehnen, sodass diese nicht mehr in der Bewerberübersicht als aktiv erscheinen, sondern sich nun im Ordner “Abgelehnt” befinden.

Da es durchaus vorkommen kann, dass Sie Bewerber*innen rückwirkend für eine andere Position berücksichtigen möchten, können Sie die Ablehnung auch wieder zurückziehen. Aus diesem Grund muss auch die Absage-E-Mail manuell versendet werden.

Bewerber anschreiben

Hierüber können Sie Bewerber*innen eine Nachricht zukommen lassen. Zunächst haben Sie die Möglichkeit, aus einer E-Mail-Vorlage sowie einem Absender auszuwählen, welche Sie unter den “Einstellungen” angelegt haben. Auch der E-Mail-Betreff generiert sich automatisch aus diesen Informationen, kann allerdings, wie der Haupttext, im Nachgang noch angepasst werden.

Neben verschiedenen Formatierungsmöglichkeiten stehen Ihnen noch drei grundlegende Funktionen zur Verfügung:

• Terminieren: Sie können Ihre E-Mail terminieren und somit zu einem späteren Zeitpunkt versenden lassen. Diese Nachricht wird dann bereits im “Verlauf” der Bewerberansicht angezeigt und kann an dieser Stelle noch bis zum Stichtag zurückgezogen werden.
• Bewerberstatus ändern: Sie können gleichzeitig mit dem Versand den Status des Bewerbers ändern.
• Anhänge hinzufügen: Sie können Dateien zu Ihrer Nachricht hinzufügen.

Bewerber einladen

Über diese Funktion sowie unseren Kalender können Sie Bewerber*innen zum Telefoninterview oder Vorstellungsgespräch einladen. Eine detaillierte Anleitung hierzu finden Sie unter dem Abschnitt Kalender unseres Funktionshandbuchs.

Bewerbungen herunterladen

Sie können Bewerbungsunterlagen als PDF herunterladen, um diese zu archivieren oder außerhalb von OnApply zu bearbeiten.

Problembehebung: Falsche Dateinamen beim Download

In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass beim Download von Bewerbungen falsche oder unerwartete Dateinamen angezeigt werden. Folgende Schritte helfen bei der Problembehebung:

Mögliche Ursachen und Lösungen

• Browser-Cache leeren: Löschen Sie den Cache Ihres Browsers und laden Sie die Seite neu. Oft werden veraltete Dateinamen zwischengespeichert.
• Anderen Browser testen: Versuchen Sie den Download in einem anderen Browser (z.B. Chrome, Firefox, Safari), um browserspezifische Probleme auszuschließen.
• Sonderzeichen im Bewerbernamen: Enthält der Name des Bewerbers Sonderzeichen (z.B. Umlaute, Akzente), können diese in einigen Systemen zu Darstellungsproblemen führen. Der Download selbst ist davon nicht betroffen – Sie können die Datei nach dem Download umbenennen.
• Mehrere Downloads gleichzeitig: Vermeiden Sie es, mehrere Bewerbungen gleichzeitig herunterzuladen, da dies zu Namenskonflikten führen kann.
• PDF direkt öffnen statt herunterladen: Öffnen Sie das PDF zunächst im Browser und speichern Sie es dann mit der gewünschten Benennung über “Speichern unter”.

Bekannte Einschränkungen

• Bei sehr langen Bewerbernamen werden Dateinamen automatisch gekürzt, um technische Limits einzuhalten.
• Einige Zeichen werden aus Kompatibilitätsgründen automatisch ersetzt (z.B. Schrägstriche durch Bindestriche).

Hinweis: Sollte das Problem weiterhin bestehen, wenden Sie sich bitte an unseren Support und geben Sie dabei an, bei welchem Browser und Betriebssystem das Problem auftritt.