Bewerbungen auf fiktive Stelle verschieben – Datenschutz und E-Mail-Isolation

Überblick

Um Bewerbungen datenschutzkonform zu isolieren – etwa bei rechtlichen Auseinandersetzungen, Beschwerden oder sensiblen Personalangelegenheiten – kannst du sie auf eine fiktive Stelle verschieben. Dadurch wird der Zugriff eingeschränkt und der E-Mail-Verkehr vom regulären Recruiting-Prozess getrennt.

Wann ist das Verschieben auf eine fiktive Stelle sinnvoll?

Rechtliche Anfragen: Bewerbungen im Zusammenhang mit Klagen oder Beschwerden
Datenschutzanfragen: Isolation während der Bearbeitung von Auskunfts- oder Löschanträgen
Interne Untersuchungen: Sensible Fälle, die nur bestimmte Personen sehen sollen
Abgeschlossene Verfahren: Bewerbungen, die archiviert werden sollen, ohne sie zu löschen

Fiktive Stelle einrichten

Schritt 1: Neue Stelle anlegen

Gehe zu Stellen → Neue Stelle erstellen
Vergib einen eindeutigen Namen, z.B. “[ARCHIV] Datenschutz – kein Mailversand”
Setze den Status auf Inaktiv oder Unveröffentlicht
Speichere die Stelle

Schritt 2: Berechtigungen einschränken

Öffne die Stelleneinstellungen der fiktiven Stelle
Gehe zu Berechtigungen oder Teamzugriff
Entferne alle Teammitglieder bis auf Administratoren oder Datenschutzbeauftragte
Speichere die Änderungen

Tipp: Nutze eine klare Namenskonvention wie “[ARCHIV]”, “[DATENSCHUTZ]” oder “[ISOLIERT]”, damit die Funktion der Stelle sofort erkennbar ist.

Bewerbung auf fiktive Stelle verschieben

Öffne die betreffende Bewerbung
Klicke auf Aktionen oder das Drei-Punkte-Menü
Wähle Bewerbung verschieben
Wähle die fiktive Stelle aus der Liste
Bestätige die Verschiebung

Hinweis: Die Verschiebung wird im Aktivitätsprotokoll dokumentiert – inklusive Datum, Uhrzeit und durchführender Person.

Was passiert beim Verschieben?

✅ E-Mail-Benachrichtigungen

Beim Verschieben auf eine fiktive Stelle werden standardmäßig keine automatischen E-Mails an den Bewerber versendet. Du behältst die volle Kontrolle über den Mailverkehr.

Automatische Status-Updates werden nicht ausgelöst
Bestehende E-Mail-Verläufe bleiben in der Bewerbung erhalten
Manuelle E-Mails können weiterhin versendet werden (falls erforderlich)

✅ Zugriffsbeschränkung

Nur Personen mit Zugriff auf die fiktive Stelle können die Bewerbung einsehen:

Teammitglieder ohne Berechtigung sehen die Bewerbung nicht mehr
Die Bewerbung erscheint nicht in allgemeinen Reports oder Dashboards
Suchfunktionen zeigen die Bewerbung nur für berechtigte Nutzer an

✅ Erhaltene Daten

Alle Informationen bleiben vollständig erhalten:

Bewerbungsunterlagen (PDFs, Anschreiben, CV)
E-Mail-Verlauf und Kommunikationshistorie
Notizen, Bewertungen und Kommentare
Aktivitätsprotokoll (inkl. der Verschiebung)

Bewerbungen datenschutzkonform löschen

Falls die Bewerbung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden soll:

Öffne die Bewerbung auf der fiktiven Stelle
Gehe zu Aktionen → Bewerbung löschen
Bestätige die Löschung (ggf. mit Begründung)

Was wird gelöscht:

Alle personenbezogenen Daten (Name, Kontaktdaten, Geburtsdatum)
Hochgeladene Dokumente (Lebenslauf, Zeugnisse, Anschreiben)
E-Mail-Verläufe und Kommunikation
Notizen und Bewertungen

Was bleibt erhalten (anonymisiert):

Anonymisierte Statistikdaten (z.B. “1 Bewerbung am TT.MM.JJJJ eingegangen”)
Löschvermerk im System-Log (für Compliance-Nachweis)

Best Practices

1. Dokumentation:

Halte in den Notizen fest, warum die Bewerbung verschoben wurde und wann sie gelöscht werden soll.

2. Regelmäßige Prüfung:

Überprüfe die fiktive Stelle monatlich auf Bewerbungen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

3. Klare Verantwortlichkeiten:

Lege fest, wer Zugriff auf die fiktive Stelle hat und wer für Löschanträge verantwortlich ist.

4. Mehrere fiktive Stellen:

Erstelle bei Bedarf verschiedene Archiv-Stellen für unterschiedliche Zwecke:

“[ARCHIV] Datenschutz – Löschfrist 6 Monate”
“[ARCHIV] Rechtliche Verfahren – Löschfrist bis Abschluss”
“[ARCHIV] Beschwerden – Aufbewahrung 12 Monate”

Häufige Fragen

Kann ich eine Bewerbung wieder zurückverschieben?

Ja, du kannst Bewerbungen jederzeit auf eine andere Stelle verschieben – auch zurück zur ursprünglichen Stelle.

Sieht der Bewerber, dass seine Bewerbung verschoben wurde?

Nein, Bewerber erhalten keine Benachrichtigung über interne Verschiebungen.

Was passiert mit Terminen und Aufgaben?

Geplante Termine und To-dos bleiben erhalten und werden mit verschoben. Du solltest sie manuell überprüfen und ggf. anpassen.

Können andere Nutzer sehen, dass eine Bewerbung verschoben wurde?

Ja, im Aktivitätsprotokoll der Bewerbung ist die Verschiebung für berechtigte Nutzer sichtbar.

Weitere Hilfe

Bei Fragen zur datenschutzkonformen Handhabung von Bewerberdaten wende dich an deinen Datenschutzbeauftragten oder unser Support-Team.