Doppelte E-Mail-Benachrichtigungen bei Bewerbungen

Überblick

Wenn Du E-Mail-Benachrichtigungen über neue Bewerbungen mehrfach erhältst, während Deine Kollegen nur eine E-Mail bekommen, liegt das meist an mehrfachen Benachrichtigungseinstellungen in Deinem Account. Dieser Artikel erklärt die häufigsten Ursachen und wie Du das Problem löst.

Häufige Ursachen für doppelte E-Mails

1. Mehrfache Rollenzuweisungen

Die häufigste Ursache: Du bist einer Stelle oder einem Standort mehrfach mit unterschiedlichen Rollen zugewiesen.

Beispiel: Du bist sowohl als “Recruiter” als auch als “Hiring Manager” für dieselbe Stelle eingetragen – dadurch erhältst Du für jede Rolle eine separate Benachrichtigung.

2. Benachrichtigungsregeln auf mehreren Ebenen

E-Mail-Benachrichtigungen können auf verschiedenen Ebenen aktiviert sein:

Auf Benutzerebene (persönliche Einstellungen)
Auf Stellenebene (stellenspezifische Benachrichtigungen)
Auf Standortebene (standortübergreifende Benachrichtigungen)
Auf Unternehmensebene (globale Benachrichtigungen)

Wenn Du auf mehreren Ebenen für dieselbe Aktion benachrichtigt wirst, kann das zu Duplikaten führen.

3. E-Mail-Weiterleitungen außerhalb von OnApply

Wenn Du E-Mail-Weiterleitungen in Deinem E-Mail-Programm (z.B. Outlook, Gmail) eingerichtet hast, können diese zusätzliche Kopien erzeugen.

4. Mehrere Benutzerkonten mit derselben E-Mail-Adresse

In seltenen Fällen wurden versehentlich mehrere OnApply-Benutzerkonten mit derselben E-Mail-Adresse angelegt.

So überprüfst Du Deine Benachrichtigungseinstellungen

Schritt 1: Persönliche Benachrichtigungseinstellungen prüfen

Melde Dich in OnApply an
Klicke oben rechts auf Dein Profilbild oder Deinen Namen
Wähle Einstellungen oder Benachrichtigungen
Überprüfe, welche E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert sind
Deaktiviere doppelte oder unnötige Benachrichtigungen

Schritt 2: Rollenzuweisungen überprüfen

Gehe zu Einstellungen → Benutzerverwaltung
Suche Deinen eigenen Benutzer in der Liste
Prüfe unter Zugewiesene Stellen und Rollen, ob Du mehrfach zugewiesen bist
Entferne doppelte Zuweisungen oder konsolidiere Deine Rollen

Schritt 3: Stellenspezifische Benachrichtigungen prüfen

Öffne die betroffene Stelle
Gehe zu Einstellungen oder Benachrichtigungen der Stelle
Überprüfe die Liste der Empfänger für Bewerbungsbenachrichtigungen
Stelle sicher, dass Du nur einmal aufgeführt bist

Lösungsansätze

Lösung 1: Benachrichtigungen konsolidieren

Entscheide Dich für eine Benachrichtigungsebene:

Aktiviere Benachrichtigungen nur auf Benutzerebene oder
Aktiviere sie nur auf Stellenebene
Vermeide die Aktivierung auf beiden Ebenen gleichzeitig

Lösung 2: Rollen zusammenführen

Wenn Du mehrere Rollen für dieselbe Stelle hast:

Behalte nur die relevanteste Rolle
Entferne redundante Rollenzuweisungen
Bitte Deinen Administrator um Anpassung, falls Du keine Berechtigung hast

Lösung 3: E-Mail-Weiterleitungen prüfen

Überprüfe Dein E-Mail-Postfach:

Prüfe auf aktive Weiterleitungsregeln
Schaue in Deinen E-Mail-Filtereinstellungen nach Duplikaten
Stelle sicher, dass OnApply-E-Mails nicht mehrfach bearbeitet werden

Prüfung: Sind es wirklich Duplikate?

Manchmal erscheinen E-Mails als Duplikate, sind es aber nicht. Prüfe folgendes:

E-Mail-Header: Öffne die E-Mail-Details und vergleiche die Message-ID – echte Duplikate haben unterschiedliche IDs
Zeitstempel: Kommen die E-Mails exakt gleichzeitig oder mit wenigen Sekunden Unterschied?
Empfängerfeld: Steht Deine E-Mail-Adresse mehrfach im An- oder CC-Feld?
Betreff: Sind Betreff und Inhalt absolut identisch?

Wenn das Problem weiterhin besteht

Falls Du nach Überprüfung aller Einstellungen weiterhin doppelte E-Mails erhältst:

Notiere Dir die genauen Zeitpunkte der doppelten E-Mails
Mache Screenshots Deiner Benachrichtigungseinstellungen
Dokumentiere, für welche Stellen das Problem auftritt
Wende Dich an Deinen OnApply-Administrator oder den Support
Füge die gesammelten Informationen Deiner Support-Anfrage bei

Tipp für Administratoren

Als Administrator kannst Du Benachrichtigungseinstellungen für alle Nutzer zentral prüfen:

Gehe zu Administration → Benutzerverwaltung
Wähle den betroffenen Benutzer aus
Prüfe alle Rollen-, Stellen- und Standortzuweisungen
Überprüfe unter Benachrichtigungsregeln, ob systemweite Regeln greifen
Konsolidiere Zuweisungen und Benachrichtigungen