E-Mail-Signatur wird doppelt angezeigt

Problem

Deine gesendeten E-Mails enthalten die Signatur doppelt – einmal aus der E-Mail-Vorlage und einmal automatisch vom System angefügt.

Ursachen

Dieses Problem tritt auf, wenn zwei Mechanismen gleichzeitig eine Signatur hinzufügen:

• E-Mail-Vorlage mit Signatur-Variable: Die Vorlage enthält eine Company-Variable wie {{company.signature}} oder {{user.signature}}
• Automatische Signatur-Anhängung: Das System ist so konfiguriert, dass es automatisch eine Signatur an alle ausgehenden E-Mails anhängt

Lösungen

Lösung 1: Signatur-Variable aus der Vorlage entfernen

Wenn du die automatische Signatur-Anhängung nutzen möchtest:

1. Öffne die betroffene E-Mail-Vorlage im OnApply-System

2. Suche nach Signatur-Variablen wie:{{company.signature}}

3. {{user.signature}}

4. {{signature}}

5. Entferne diese Variablen aus der Vorlage

6. Speichere die Änderungen

Das System fügt nun automatisch die Signatur hinzu, ohne dass sie doppelt erscheint.

Lösung 2: Automatische Signatur-Anhängung deaktivieren

Wenn du die Signatur lieber manuell in der Vorlage kontrollieren möchtest:

1. Gehe zu den E-Mail-Einstellungen in OnApply
2. Suche die Option “Signatur automatisch anhängen” oder ähnlich
3. Deaktiviere diese Funktion
4. Stelle sicher, dass deine E-Mail-Vorlagen die gewünschte Signatur-Variable enthalten

Best Practices

Um dieses Problem zukünftig zu vermeiden:

• Einheitliche Strategie wählen: Entscheide dich für EINE Methode (entweder Vorlage ODER automatische Anhängung)
• Vorlagen dokumentieren: Notiere in deinen internen Dokumenten, welche Vorlagen Signatur-Variablen enthalten
• Test-E-Mails versenden: Sende nach Änderungen an Vorlagen immer eine Test-E-Mail an dich selbst
• Template-Bibliothek prüfen: Überprüfe alle E-Mail-Vorlagen auf Signatur-Variablen, wenn du die automatische Anhängung aktivierst

Prüfen, ob das Problem behoben ist

1. Sende eine Test-E-Mail mit der bearbeiteten Vorlage
2. Überprüfe die gesendete E-Mail in deinem Postausgang
3. Die Signatur sollte nun nur einmal am Ende der E-Mail erscheinen

Weiterhin Probleme?

Falls die Signatur weiterhin doppelt erscheint:

• Prüfe, ob dein E-Mail-Client (z.B. Outlook, Gmail) ebenfalls eine Signatur automatisch hinzufügt
• Kontrolliere, ob mehrere E-Mail-Vorlagen verschachtelt sind
• Kontaktiere unseren Support mit einem Screenshot der doppelten Signatur